マニュアル作成について

わかりやすいマニュアル作成について 　　　　　　　　　　　アンケート結果に戻る

　　マニュアルを作成するのは、「自分のため」と「人に迷惑をかけないため」です。マニュアルがあれば、急な業務が入ってもあわてなくて済みます。あちこちと調べなくて良いので、自分にとっても楽です。物流費のように手番が決まってる業務だと、早く、正確に報告しないとみなさんに迷惑がかかります。ミスがあると、自分だけでなく、他部門の方も時間を無駄にします。また、後継者への財産にもなります。　
　　

Point１　文章について

　　説明文については、「です」「ます」調にしています。こうすると誰かに説明しているように
考えるので、わかりやすい文章になります。他人がみても理解できます。　　　　

Point２　ビジュアル化　　

　　　マニュアルは、画像を取り入れてビジュアル化しています。文字だけよりも、頭に入りやすく
      後任者の方にも親切です。そのため、アプリケーションはパワーポイントを使います。
      パワーポイントだと自由に画像や文字の移動ができます。画像が少ない場合はエクセルや
      ワードで作っています。画像を切り取るため、「キャプチャー」ソフトを使ってます。
　
Point３　図式化

　　　業務の流れをフローチャートにしたり、関連部門を図式化すると頭に入ります。

Point４　見本を作る

　　　帳票については使い方、見方を書き込み、記入例の見本を作成します。

Ｐｏｉｎｔ５　作成時間

　　　マニュアルをつくる時間は、業務と並行しながらやります。時間が経つと忘れてしまうし、
他の業務に追われてできなくなるので業務時間にプラス１５分をマニュアル作成の時間に
あてます。少しずつでも進展しますし、翌月からは業務も楽になっていきます。

　Ｐｏｉｎｔ５　マニュアルのメンテ

　　変更は、ちょこちょこ手書きで書いておきます。まとまってから、変更します。　　

　自分の担当業務をＡ３、２枚にまとめています。業務内容、頻度、時期、関連部門などを
記載しています。引継ぎの時は、これがあればＯＫです。　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　後継者、後任者はお客様　　 (09/17)

お客様とは、安川電機の商品とサービスをご購入いただいている社外のお客様はもちろんのこと、会社内の後工程も前工程も含めて、「自分以外はすべてお客様」です。

この場合に、とかく忘れがちなのが、自分の仕事を将来引き継ぐ「後継者、後任者」もお客様であるということです。将来の後任者を視野に置いて、仕事のノウハウを残していくことが大切なことです。そのためには、個人の持っている様々なノウハウや体得した知恵（即ち暗黙知）を他人が分かるように文書化、データ化（形式知化）する必要があります。これが会社の発展に大きく寄与するものです。
しかし、ともすると日常の仕事の忙しさに追われて、このことを忘れがちになるものでもあります。このためには、日頃から、自分の現在の仕事のプロセスをまとめておくことが大切です。

個人の知恵を組織の知恵として、会社の財産として残しましょう。
あなたの「後継者、後任者」は決めていますか？