Point１　その場ですぐに整理する

　　書類がきたらすぐにその場でインデックスをつけて、ファイルしています。メールにしてもすぐに分類したフォルダに入れます。「すぐに」というのがコツです。「後で」になるとしたくなくなってきます。インデックスをつける作業は１分程度で済みます。もし、この１分を怠って無造作にファイルするとどうなるでしょう。後でその書類が必要なときに探すはめになり、その時間は５分や１０分かかります。探す間、精神的にイライラもしてきて、仕事の効率も悪くなります。

Point２　パイプファイルは、１業務１冊にする　　

　　１業務に必要なパイプファイルは、１冊と決めています。書類があふれてきたら、過去のものを整理します。エクセルできた報告などは、パソコンの中に入れておき必要な時に印刷すれば、いいのです。ファイルがすっきりすると情報が探しやすくなり、棚の無駄なスペースもとりません。

Point３　できるだけ紙を出さない　　

　　できるだけ、紙を出さないようにしています。毎月来る集計の報告などは印刷してファイルしても使った後に、見返すということがあまりありません。集計処理はパソコン上だけで行い、半期に１回、上期分、下期分だけ印刷します。集計結果の報告を出すにしてもメールでビジュアル化したり、ホームページに載せたりして、紙を出さないようにしています。コピー代、ファイル代、紙代などの経費削減にもなり、資源の無駄にもなりません。