一人サークル活動で成果を上げている事例

『体験事例１　物流費業務の改善』

■構成人員:女性１名     ■メンバー年齢:３５歳     ■結成：2000年4月     ■テーマ歴:１件

�活ﾀ川電機業務改革推進本部生産技術グループ「ザ・セイサンギジュツサークル」　杉井千春

１．テーマに取り組んだ背景

２．物流費業務改善への取り組み

　物流費業務は以下のように３種類の業務から成っています。　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【図２　物流費集計業務の改善】

      　　　　　　　　　　　　　　　　【表１　改善効果の内訳】　　

納期がどのように改善されたかは【図３】に,伝票処理についての改善は【図4】に示します。これで１日半休むことができます。 次に,物流費集計業務について【図５】に示します。改善前は,大きなパイプファイル5冊をあちらこちら調べていましたが,改善後はマニュアル１冊でOKとなりました。 　

　　　　　　　　　　　 【図３　納期の短縮�@地域運賃負担配分表作成 】

  　　　　　　　　　　　　　【図４　納期の短縮�A物流費伝票処理】

                                                【図５　納期の短縮�B物流費集計業務】

３．工数削減と波及効果

工数削減を金額換算すると,最初の半年間は月当たり94,000円,慣れた後の半年間は62,000円です。また,紙代は月に266円の節約となります。1年間の効果をまとめると約94万円です。(図6参照)。
　また,こんな波及効果もあります。みなさんに私の十八番である「杉井式スペシャルメール！」を紹介しましょう。これは「女性の心遣い」を私なりに考えてみた報告です。その一つ目が,最初に季節の挨拶を入れることです。毎月のことなので,「いつもお世話になります」ばかりでは,受け取る方も飽きるのではないかと思い,毎月,知恵を絞っています。文学的センスはありませんが,意外にも「心が和む」「ホッとする」といった感想をいただきました。
　2つ目は,忙しい方がデータをパッと見ることができるように工夫しました。普通はデータを添付ファイルで送信しますが,その方法の場合,9つのグラフがあるとそれぞれをクリックする必要があり,いっぺんに見ることができません。そこで「キャプチャー」というソフトを使い,エクセルのグラフをメールに貼りつけるようにしました。こうすると,メールを開いた時にカラフルなグラフを一度に見ることができます。
　アンケートで担当者の満足度を調べてみました。報告書の見やすさ,時期についての結果は,ほぼ満足していただいています。

                               【図６　効果金額のまとめ 】

４．まとめ

以上が私の改善です。3人の子どもが待っているので定時に帰るため,必死に頑張りました。担当者にも喜ばれ,大きな自信もつきました。このテーマは,本社大会で最優秀賞,全社大会では「アイデア賞」を受賞しました。この時,会場の人気投票ではダントツで１位となったのです。そんなある日,専務から「CS改善のPRと自動プレゼンテーションを広めるため全国の工場・支店を回ってモデル発表をしてほしい」と頼まれました。「え〜」と驚きながらも,出張に出かけることが決まって,内心喜びました。会社では,初めてのことで,大変光栄なことです。【図7】は工場・支店を回った結果のアンケートです。発表を聞いた同じ立場の女性から「私も頑張る」と言われました。仕事をする中で,この時ほどうれしく感じたことはありません。
 先日,眼科に行った時に自分の声のナレーション入り自動プレゼンテーションを見ました。私の知らない技術が使われており,「これだ!」と思った私はさっそく,それを作ったお医者さんのところに駆け寄って設定方法を教えてもらいました。上司からは「発表が下手1」といつも怒られていますので,現在「話し方」の通信教育を受けています。
 今回の改善でも物流費の業務はパソコンの知識があれば,誰でもできるようになりました。一度「子どもの授業参観で,明日休みます。物流費の処理をこれでお願いしま〜す」とグループ長にマニュアルを渡したら,どんな顔をされるか,今から楽しみです。

　　　　　　　　　　　　　【図7　工場・支店を回ったアンケート結果】